Приложение № 4
к решению __ сессии 6 созыва
Николаевского поселкового совета
от ___ _____________ 2011 г.
к решению __ сессии 6 созыва
Николаевского поселкового совета
от ___ _____________ 2011 г.
ИНСТРУКЦИЯ
по вопросам учета, хранения и использования документов и
других материальных носителей, которые содержат сведения,
являющиеся служебной информацией
по вопросам учета, хранения и использования документов и
других материальных носителей, которые содержат сведения,
являющиеся служебной информацией
Общие положения
1. Настоящая Инструкция определяет обязательный для Николаевского поселкового совета и его исполнительного комитета порядок учета, хранения, использования и уничтожения документов и других материальных носителей, являющихся служебной информацией (далее - документы) и разработана с учетом требований постановления Кабинета Министров Украины от 27 ноября 1998 года № 1893 «Об утверждении Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства» (далее – Постановление КМУ от 27.11.1998 № 1893).
Перечень сведений, являющихся служебной информацией и которым присваивается гриф "Для службового користування", разрабатываются экспертной комиссией и утверждается исполнительным комитетом Николаевского поселкового совета.
Экспертная комиссия создается исполнительным комитетом Николаевского поселкового совета. В случае необходимости для участия в работе экспертной комиссии могут по согласованию с руководителями привлекаться специалисты заинтересованных органов, предприятий, учреждений и организаций (далее - организации) с целью рассмотрения вопросов, которые принадлежат к их компетенции. Решение комиссии оформляется протоколом, который утверждается исполнительным комитетом Николаевского поселкового совета. На основании решения экспертной комиссии информация включается в перечень сведений, являющихся служебной информацией.
2. На документах в правом верхнем углу первой страницы, а для изданий - на обложке и на титуле проставляются гриф "Для службового користування" и номер экземпляра.
Если гриф "Для службового користування" невозможно нанести непосредственно на магнитный носитель информации, он должен быть проставлен в сопроводительном документе.
3. Необходимость проставления грифа "Для службового користування" определяется на основании перечня, указанного в пункте 1 настоящей Инструкции: на документе - исполнителем и лицом, которое подписывает документ; на издании - автором (составителем) и руководителем, который подписал издание к печати.
4. Поселковый голова в случае необходимости имеет право снять гриф "Для службового користування" с документов, подготовленных органом местного самоуправления и его исполнительными органами, если сведения, которые содержатся в этих документах, не отвечают перечню, указанному в пункте 1 настоящей Инструкции.
5. Тиражируемые документы, которые изданы до 1991 года с грифом "Для службового користування" могут рассматриваться как открытые документы при наличии письменного согласия организаций, которые их издали, или правопреемников этих организаций.
Тиражируемые документы, которые изданы в 1991 году и позже с грифом "Для службового користування" или с нумерацией каждого экземпляра тиража, а также все документы органа законодательной власти, высшего органа исполнительной власти и высших судебных органов без грифов, но не опубликованные в официальных изданиях, с которых сняты грифы секретности, рассматриваются как материалы, которые содержат сведения ограниченного доступа с грифом "Для службового користування".
6. Руководители (работники), имеющие доступ к документам с грифом "Для службового користування", несут ответственность за обеспечение правильного ведения учета, хранения и использования документов с грифом "Для службового користування".
Ведение учета, хранение, размножение и использование документов с грифом "Для службового користування", а также контроль за соблюдением требований этой Инструкции возлагается на ответственное должностное лицо (ответственных должностных лиц) Николаевского поселкового совета (далее - ответственные должностные лица).
7. Предотвращение разглашения сведений, которые содержатся в документах с грифом "Для службового користування", и случаев потери таких документов возлагается на ответственных должностных лиц.
8. Должностные лица Николаевского поселкового совета, которые работают с документами с грифом "Для службового користування", в обязательном порядке подлежат ознакомлению под роспись с настоящей Инструкцией.
Сотрудникам (исполнителям), допущенным к работе с документами с грифом "Для службового користування", запрещается сообщать устно или в письменном виде кому-либо сведения, которые содержатся в этих документах, если это не вызвано служебной необходимостью.
9. Во время работы с документами и материалами с грифом "Для службового користування" следует также руководствоваться Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинету Министров Украины от 17 октября 1997 года № 1153, инструкциями по делопроизводству в Управлении делами Совета министров Автономной Республики Крым, министерствах, республиканских комитетах, иных органах исполнительной власти, органах исполнительной власти со специальным статусом Автономной Республики Крым, государственными стандартами, которые регламентируют правила составления и оформления документов.
Принятие и учет документов
10. Принятие и учет (регистрация) документов с грифом "Для службового користування" осуществляется ответственными должностными лицами.
На документы с грифом "Для службового користування", как правило, распространяется требование одноразовости регистрации.
11. Корреспонденция с грифом "Для службового користування", которая поступает в Николаевский поселковый совет и его исполнительный комитет, принимается и раскрывается централизовано ответственными должностными, которым поручена работа с такими документами. При этом проверяются номера, количество страниц и экземпляров документов, а также наличие дополнений, отмеченных в сопроводительном письме.
В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах по форме 1 в соответствии с приложением 1 к Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, которые содержат конфиденциальную информацию, являющуюся собственностью государства (далее – Инструкция), утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, один из которых направляется отправителю.
Документы с грифом "Для службового користування", которые поступили ошибочно, возвращаются отправителю или пересылаются адресату.
12. В случае поступления документов с грифом "Для службового користування" в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником, который, не раскрывая эту корреспонденцию, передает ее под расписку ответственному должностному лицу.
Запрещается доставлять в нерабочее время документы с грифом "Для службового користування" в организации, где нет постоянных дежурных сотрудников.
13. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с грифом "Для службового користування". Они учитываются по количеству страниц, а издания (книги, журналы, брошюры) - по количеству экземпляров.
14. Учет документов и изданий с грифом "Для службового користування" ведется в журналах по форме 2 или карточках по форме 3 в соответствии с приложениями 2 и 3 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, как правило, отдельно от учета другой несекретной документации.
Учет магнитных носителей информации с грифом "Для службового користування" ведется отдельно от учета бумажных носителей такой информации в журналах по форме 4 или карточках по форме 5 в соответствии с приложениями 4 и 5 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.
Страницы журналов нумеруются, журналы прошнуровываются и опечатываются. На последней учтенной странице делается запись о количество страниц в журнале, которая подписывается ответственным должностным лицом и заверяется печатью "Для пакетов".
В случае, когда объем документов с грифом "Для службового користування" незначительный, позволяется вести их учет (регистрацию) вместе с другой несекретной документацией. При этом на карточке (в журнале) к регистрационному номеру документа или изданию добавляется отметка "ДСК".
Прохождение документов с грифом "Для службового користування" должно своевременно отображаться в карточках (журналах).
15. На каждом зарегистрированном документе, а также сопроводительном письме к изданию с грифом "Для службового користування" проставляется штамп, в котором отмечаются наименование органа, регистрационный номер документа и дата его поступления.
16. Тираж издания с грифом "Для службового користування" полученный для рассылки, регистрируется по одному исходящему номеру в журнале учета и распределения изданий с грифом "Для службового користування" по форме 6 в соответствии с приложением 6 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются по номеру этого документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в формах учета. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров продолжается от последнего номера экземпляров, которые были размножены ранее.
Размножение и рассылка (отправка) документов
17. Ответственность за выпуск документов с грифом "Для службового користування", которые тиражируются, несёт голова Николаевского поселкового совета.
Документы с грифом "Для службового користування", полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только по их согласию.
18. Печатание документов с грифом "Для службового користування" осуществляется ответственным лицом. При этом к регистрационному номеру документа добавляется отметка "ДСК".
Использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы для печатания документов с грифом "Для службового користування", может осуществляться только после создания в ней комплексной системы защиты информации и подтверждения соответствия созданной системы требованиям нормативных документов по вопросам технической защиты информации в порядке установленном законодательством. Разрешение на использование информационной, телекоммуникационной или информационно-телекоммуникационной системы с указанной целью предоставляется в соответствии с распоряжением головы поселкового совета при наличии аттестата соответствия комплексной системы защиты информации.
На обороте последней страницы каждого экземпляра документа ответственное должностное лицо должно отметить количество напечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, собственную фамилию и дату печатания документа.
19. Напечатанные и подписанные документы с грифом "Для службового користування" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации ответственному должностному лицу, которое осуществляет их учет. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем, о чем на копии исходящего документа делается запись: "Черновики и варианты уничтожены. Дата. Подписи".
20. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном выполнении, в которых содержатся сведения о документах с грифом "Для службового користування", выпускаются с аналогичным грифом.
Изъятые из отмеченных изданий реферативные информационные карточки и страницы, которые не содержат сведений ограниченного доступа учитываются и хранятся как несекретные материалы.
Факт изъятия карточек и страниц удостоверяется подписями двух исполнителей на обложках этих изданий.
21. Размножение документов с грифом "Для службового користування" в типографии или на множительных аппаратах осуществляется с разрешения поселкового головы по подписанным нарядам под контролем ответственного должностного лица.
Учет размноженных документов осуществляется по количеству их экземпляров.
22. В типографиях и в отделах множительной техники учет документов с грифом "Для службового користування", которые тиражируются в незначительном объеме, может осуществляться в одном журнале вместе с другими несекретными документами. При этом к регистрационному номеру или названию документа добавляется отметка "ДСК".
23. После окончания печатания документов с грифом "Для службового користування" печатные формы должны быть аннулированы, записи на магнитных дисках уничтожены, о чем составляется акт или делается соответствующая отметка в журнале за подписями заказчика и исполнителя.
24. Во время размножения документов с грифом "Для службового користування" с использованием средств копировально-множительной техники мероприятия технической защиты информации осуществляются в соответствии с законодательством.
25. Рассылка (отправка) тиража документов с грифом "Для службового користування" осуществляется на основании разнарядок (расчетов-рассылок), подписанных руководителем (его заместителем) с указанием учетных номеров экземпляров, которые рассылаются (отправляются).
26. Пересылка документов с грифом "Для службового користування" к другим организациям в пределах Украины осуществляется рекомендованными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами организаций.
Доставка документов с грифом "Для службового користування" представителями других организаций осуществляется на основании письменного поручения.
27. Документы, дела и издания с грифом "Для службового користування", которые рассылаются, должны быть вложены в конверты или упакованы таким образом, чтобы исключалась возможность доступа к ним.
На упаковке или конверте отмечаются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с проставлением отметки "ДСК".
На конвертах (упаковках) документов с грифом "Для службового користування" запрещается отмечать фамилии и должности исполнителей документов, а также наименование распорядителя информации.
28. Ознакомление представителей средств массовой информации с документами с грифом "Для службового користування" и передачи им таких материалов допускается в каждом отдельном случае по письменному разрешению поселкового головы или его заместителя.
Такие документы предварительно рассматриваются экспертной комиссией, которая принимают письменное решение о целесообразности их передачи или возможности снятия грифа "Для службового користування", если на момент ознакомления или передачи сведения, которые содержатся в документах, потеряли первичное значение.
Если в документах с грифом "Для службового користування" содержатся сведения, которые принадлежат к компетенции других организаций передача их средствам массовой информации может быть осуществлена лишь по письменному согласию этих организаций.
Запрещается посылать за границу издание с грифом "Для службового користування" в порядке книгообмена или экспонирования на выставках, презентациях и тому подобное.
Формирование выполненных документов в дела
29. Документы с грифом "Для службового користування" после их выполнения формируются в дела. Порядок формирования этих дел предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства или номенклатурой дел "Для службового користування".
В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные и регистрационные картотеки и журналы на документы с грифом "Для службового користування".
30. Документы с грифом "Для службового користування" в зависимости от производственной и информационной потребности позволяется формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу.
Если в органе создается большое количество одинаковых видов документов (приказов, инструкций, планов и тому подобное) с грифом "Для службового користування" и без этого грифа, целесообразно формировать их в отдельные дела. При этом в графе номенклатуры дел "Индекс дела" к номеру дела с документами с грифом "Для службового користування" добавляется отметка "ДСК".
В случае приобщения документа с грифом "Для службового користування" к делу с документами, которые не имеют такого грифа на деле проставляется отметка "ДСК", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.
В органах при осуществлении деятельности которых создается незначительное количество документов с грифом "Для службового користування" номенклатурой дел может быть предусмотрено введение одного дела с заглавием "Документы с грифом "Для службового користування". Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка "ЭК" (экспертная комиссия).
31. По окончанию отчетного года дело "Документы с грифом "Для службового користування" пересматривается постранично членами экспертной комиссии и в случае необходимости принимается решение о переформировании документов. Документы постоянного хранения, которые содержатся в этом деле, формируются в отдельное дело, которому присваивается отдельное заглавие и которое дополнительно включается в номенклатуру дел. Документы временного хранения остаются в этом деле в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
Если в деле "Документы с грифом "Для службового користування" содержатся только документы временного хранения оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается в соответствии с наибольшим сроком хранения документов, которые содержатся в этом деле. Отметка "ЭК" в графе номенклатуры дел "Срок хранения" зачеркивается и отмечается уточненный срок хранения.
Если члены экспертной комиссии по результатам пересмотра имеющихся в деле документов придут к заключению, что они по совокупности содержат сведения, которые представляют государственную тайну об этом составляется соответствующий акт. Этому делу предоставляется гриф ограничения доступа согласно законодательству о государственной тайне. Хранение его осуществляется в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.
32. Дела с несекретными документами, в которых накапливаются отдельные документы с грифом "Для службового користування", должны быть отнесены к категории ограниченного распространения и использования. На обложках и титульных страницах этих дел также проставляется гриф "Для службового користування", а в номенклатуру дел вносятся соответствующие уточнения.
33. Дела с документами с грифом "Для службового користування" должны иметь внутренние описи.
Использование документов. Снятие грифа
"Для службового користування"
34. К работе с делами, изданиями с грифом "Для службового користування" допускаются должностные лица, которые имеют опыт работы и непосредственное отношение к этим делам, в соответствии со списками (перечнями), согласованными с поселковым головой, а к документам - согласно указаниям, изложенным в резолюциях головы и его заместителя.
35. Запрещается пользоваться сведениями из документов с грифом "Для службового користування" для открытых выступлений или опубликования в средствах массовой информации, экспонировать такие документы на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других общественных местах.
В случае необходимости с письменного разрешения поселкового головы или его заместителя допускается опубликование или передача для опубликования несекретных сведений ограниченного доступа (распространения), если такие сведения не противоречат перечню сведений, являющиеся служебной информацией.
36. Передача служебной информации, которая является собственностью государства, каналами связи осуществляется лишь с использованием средств технической и (или) криптографической защиты информации.
37. Представители других организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами с грифом "Для службового користування" с разрешения поселкового головы, при наличии письменного запроса организаций, в которых они работают, с указанием характера задания, которое выполняется.
Выписки из документов и изданий с грифом "Для службового користування", которые содержат сведения ограниченного доступа (распространения) делаются в тетрадях, которые имеют аналогичный гриф, которые после окончания работы направляются в адрес органа, который давал разрешение на ознакомление и работу с документами с грифом "Для службового користування".
38. Дела и издания с грифом "Для службового користування" выдаются исполнителям и принимаются от них под роспись в карточке учета дел и изданий, которые выдаются по форме 7 в соответствии с приложением 7 к Инструкции, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.
39. Снятие копий, а также осуществление выписок с документов с грифом "Для службового користування" сотрудниками органа, где находятся документы, проводится с разрешения поселкового головы.
Копирование для посторонних организаций документов с грифом "Для службового користування", полученных от других организаций осуществляется по согласованию с организациями-авторами этих документов.
40. Издания с грифом "Для службового користування" включаются только в служебные каталоги. Запрещается включать такие издания в открытые каталоги и библиографические указатели.
41. Дела постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения с грифом "Для службового користування" периодически пересматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Пересмотр осуществляется во время передачи дел из Николаевского поселкового совета в архивный сектор Симферопольской РГА.
Решение о снятии грифа "Для службового користування" принимается экспертной комиссией. Решение комиссии оформляется актом, который составляется в произвольной форме и утверждается поселковым головой или его заместителем. В акте перечисляются заглавия и номера по описям дел, с которых снимается гриф "Для службового користування".
Один экземпляр акта вместе с делами передается в архивный сектор. О снятии грифа ограничения доступа уведомляются все организации, которым направлялся этот документ (издание).
42. На обложках дел гриф "Для службового користування" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, который стал основанием для снятия грифа.
Аналогичные отметки вносятся в опись и номенклатуру дел.
43. Дела с грифом "Для службового користування", переданные в архивный сектор, используются на правах документов ограниченного доступа в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
Выдача таких дел исследователям осуществляется по письменному разрешению руководителя архивного сектора.
Отбор документов для хранения и уничтожения
44. Проведение экспертизы научной, историко-культурной ценности документов и дел с грифом "Для службового користування", рассмотрение и утверждение ее результатов осуществляется в соответствии с Положением о принципах и критериях определения ценности документов, порядке создания и деятельности экспертных комиссий по вопросам отнесения документов к Национальному архивному фонду, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 20 октября 1995 года № 853.
45. Дела из Николаевского поселкового совета в архивный сектор передаются в упорядоченном состоянии. При этом, дела постоянного хранения, которые содержат документы с грифом "Для служебного пользования", включаются в опись по форме 8 в соответствии с приложением 8 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, вместе с другими делами, которые содержат несекретные документы постоянного хранения.
На дела с документами с грифом "Для службового користування" со сроком хранения до 10 лет включительно описи могут не составляться. Их передача в архивное подразделение осуществляется по номенклатурам дел.
46. Подготовка дел для архивного хранения (оформление, опись дел на обложках и составление описей дел) осуществляется в соответствии с правилами, установленными Госкомархивом.
47. Дела с грифом "Для службового користування" постоянного хранения передаются в государственное архивное учреждение в установленном Госкомархивом порядке с обязательной постраничной проверкой документов, включенных в них.
48. Отобранные для уничтожения дела с грифом "Для службового користування", которые не имеют научной, историко-культурной ценности и утратили практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт по форме 9 в соответствии с приложением 9 к Инструкции, утвержденной Постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893, вместе с другими несекретными делами, отобранными к уничтожению. При этом в графе "Заглавия дел" после номеров этих дел проставляется отметка "ДСК".
49. Отобранные для уничтожения документы, дела и издания с грифом "Для службового користування" перед сдачей на переработку как макулатура должны в обязательном порядке измельчаться до состояния, которое исключает возможность прочтения их.
50. После уничтожения материалов с грифом "Для службового користування" в учетных документах (карточках, журналах номенклатурах дел, описаниях дел временного хранения) делается отметка "Уничтожено. Акт № ____ от (дата)".
51. Копии документов, стенографические записи уничтожаются без акта, но с отметкой в учетных формах, которые удостоверяются подписями исполнителя и ответственного за их учет и хранение должностного лица.
Обеспечение сохранности документов.
Проверка их наличия
52. Документы с грифом "Для службового користування" должны храниться в служебных помещениях в шкафах (хранилищах), которые надежно замыкаются и опечатываются.
53. Дела с грифом "Для служебного пользования", выданные для работы, подлежат возврату ответственному должностному лицу в тот же день.
Отдельные дела с грифом "Для службового користування" с разрешения ответственного должностного лица могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнение задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.
Передача документов с грифом "Для службового користування" другим сотрудникам осуществляется только через ответственное должностное лицо.
54. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "Для службового користування" из одного дела в другое без разрешения ответственного должностного лица. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях документов делаются отметки в учетных формах, включая внутренние описи.
55. Запрещается выносить документы с грифом "Для службового користування" за пределы служебных помещений органов.
В случае необходимости поселковый голова может позволить исполнителям или ответственному должностному лицу вынести за пределы служебного помещения органа документы с грифом "Для службового користування" для их согласования, подписания и тому подобное в организациях, которые находятся в пределах одного населенного пункта.
56. В случае смены работников, ответственных за учет и хранение документов (дел) с грифом "Для службового користування", составляется в произвольной форме акт приема-передаче этих документов (дел), который утверждается поселковым головой.
57. Проверка наличия документов с грифом "Для службового користування" осуществляется ежеквартально комиссией, которая назначается распоряжением поселкового головы.
Результаты проверки наличия оформляются актом по форме 10 в соответствии с приложением 10 к Инструкции, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.1998 № 1893.
58. О фактах утраты документов с грифом "Для службового користування" или разглашении сведений, которые содержатся в них срочно уведомляются поселковый голова или ответственное должностное лицо, а также в письменном виде уведомляются органы СБУ с указанием обстоятельств утраты документов или разглашения сведений и принятых мер.
Для расследования факта потери документов с грифом "Для службового користування" или установления факта разглашения сведений, которые содержатся в них, распоряжением поселкового головы назначается комиссия, вывод которой утверждается головой поселкового совета.
Соответствующие записи об утраченных документах вносятся в учетные формы на основании акта комиссии, утвержденного поселковым головой.
Акты комиссии об утерянных делах постоянного хранения после утверждения их руководителем органа, передаются в архивный сектор для включения в дело фонда.
59. За нарушения, которые привели к разглашению информации "Для службового користування", утрате или незаконному уничтожению документов с грифом "Для службового користування", а также других требований настоящей Инструкции виновные лица несут ответственность согласно с действующим законодательством.